小型组织的体系特点及适宜性审核

　　随着认证的发展，许多大中型组织不仅已经获得体系认证，而且对为其配套服务的小型组织也提出了体系认证的要求，没有通过认证的甚至不能进入合格供方名单。这些小型企业，在建立和实施质量体系时，针对自身的特点和采购方的要求，创造了一些具有自身特点且很有成效的质量管理体系模式。分析和研究这些特点，对于开展增值审核，提高小型组织的体系的有效性，有着重要意义。

　　小型组织及体系特点

　　小型组织及其建立的管理体系，主要有以下几方面特点：

　　一是规模小、人员少、机构简单。在这些组织中，通常是一人多职，没有严格的科室划分和称谓，且人员的稳定性较差。

　　二是文件和记录不多。由于组织规模小，管理链条短，沟通较方便，所以文件和记录不多，除质量手册和程序文件外，通常是只有一些生产过程作业指导书和检验过程的依据和记录。日常管理甚至标准中的一些要求，往往也只是口头规定。

　　三是管理基础粗放，通常以人治为主。小型组织多以民营为主，老板凭经验管理，招聘的员工多是惟命是从，企业的管理是以人治为主。

　　四是市场竞争能力较弱但竞争意识强。小型组织在市场上没有多大的竞争能力，但是为了生存和发展，它们的竞争意识都比较强，千方百计找客户，对客户的意见也非常关注，且努力按照客户的意见对生产和服务实施持续改进。

　　五是产品单一但是直接影响总装产品的质量。正是在这种背景下，整装厂才要求为其生产零部件的组织通过认证，认证已成为进入合格供方名单的条件。

　　六是其生产大多按国家标准和顾客要求进行。小型组织往往缺乏设计开发人才和能力，一般是按照国家标准和顾客的要求进行生产，所以在质量手册里通常都删减了有关设计开发的条款。

　　小型组织审核应灵活掌握

　　针对小型组织的特点，在对其进行审核时，应按照标准要求，针对其特点，灵活掌握。

　　一是文件审核的要求应实事求是。现场审核前的文件审核，应针对小型组织的特点进行认真分析，只要质量手册符合标准的基本要求，并且包含了标准要求的六个程序，能反映出产品、流程和相关职责，有产品和服务依据的法规，就应当可以接受。至于文件的充分性和适宜性，可以在进入现场审核时确认。对于小型组织来讲，不是文件越多越好。

　　二是现场审核应突出重点。小型组织的初次审核一般为2至3个审核人日，所以审核中应该突出重点，抓住关键，如它没有专职的办公室和具体的体系牵头部门，所以对其机构设置的审核应淡化，标准要求的质量职能只要有人负责即可，相关的审核证据只要能够收集完备，就满足了审核要求。

　　三是采用过程方面来审核。由于小型组织人员少，机构简单，且职能往往不健全。如果按照部门审核，往往事与愿违。而按照合同-采购-储存-下料-生产-检验-交付-售后服务-质量改进过程的思路审核，则会事半功倍。这不仅可以淡化部门职能，且能高效的收集到大量客观证据，圆满地完成审核任务。

　　四是内部审核和管理评审的形式应从实际出发。如某小型组织10余人，由夫妻两人管理，且这两个人是有资质的内审员，那么两个人碰碰头，按照审核要求产生一份对领导层的内审记录，应该是可以接受的。

　　五是审核准则应加入“实际运行是否有效”的判定。如标准要求的沟通，其目的是确保对质量体系有效性进行沟通，但小型组织的文件对沟通都很淡化，有的几乎不写，但他们沟通做得很好。按照他们的习惯，几个人早晨见面一碰头有啥说啥，操作过程领导在场，尽管没有什么规定和记录，但是沟通实际有效。遇到这样的情况，审核员就应掌握“实际运行是否有效”的判定原则，以免造成误导，影响了现行体系运行的有效性。

　　六是避免套用大型组织的模式来审核小型组织。审核小型组织时，切忌套用大型组织的模式，审核员更不能在审核或者交换意见时说，人家大型组织如何如何……这样一是会造成误导，影响审核员收集客观证据，二是可能把小型组织的管理引入误区，造成“小公司的大企业病”。

　　七是不应忽视小型组织的外包。小型组织产品和服务虽然简单，但是它也有外包，有时候还非常关键。如生产电力或自动控制所用开关箱和控制箱的小型组织，其箱体大多是外购的，因为箱体的涂装是需要确认的过程，所以对这种外包要严格审核，要验证供方的相关资质、检测报告、合格证书、认证证书，如果组织不能提供具体确认的证据，应严格检查其进货检验标准和记录，以确保外包质量受控。

　　八是生产和检验两个过程必须符合审核要求。值得关注的是，很多小型组织的生产过程都包括需要确认的过程，如为船舶生产配套舱口盖、舷梯、焚烧炉等零部件的铸件厂、焊接件厂、密封件厂等，既有焊接过程又有涂装过程，这两个过程都需要确认，因此在审核中要认真收集人员资质、工艺和过程参数记录、设备设施鉴定记录等相关证据，如有问题应果断开具不合格项，并验证受审核方纠正措施实施的有效性。而小型组织的检验往往是产品和服务的关键，因此其检验标准和记录都必须符合规定的要求。

　　综上所述，对小型组织的审核，只把把握适宜性，才能谈到有效性。审核人员在完成符合性审核的前提下和充分肯定小型组织在体系运行和行之有效的管理经验基础上，应鼓励其发扬光大和延伸成果，从而在更高的层面上明确提出改进的希望，鼓励其超越标准的要求，追求卓越绩效和优秀管理模式。