解决制度制定与实施部门“两张皮”

　　 过去，在一些质量文件中，我们会经常看到“本制度与相关制度有矛盾时，以该制度为准”、“本制度解释权归某某单位”等这样的文字。如今，通过“外治”整合，在不锈钢分公司，这样的文字“内耗”已经成为了历史。“三唯一”已经成为员工自觉尊崇的准则，即管理机构唯一、管理制度唯一、执行标准唯一。

　　为了使管理制度符合宝钢股份的管理制度，不锈钢分公司按一体化要求整合了组织机构，将从事质量、计量、环境和职业健康安全管理体系推进部门与制度建设推进部门整合在一起，成立了运营改善部，按国际标准化组织（ISO）规定的文件控制要求实施管理，解决了“两张皮”的内耗问题，保证了对文件管理要求的一致性。

　　为了使形式更好地为内容服务，他们又规范了管理文件的编制。如针对管理文件格式不统一的现状，要求在编制新的管理文件时，必须严格按照GB/T1.1-2000《标准化导则》规定的编制要求予以编写，即：在管理制度的编写时须表述以下内容：“目的、适用范围、职责、程序(业务流程)、相关支持性文件、记录等要求”；并对字体、字号，页面设置等也作了统一规定，使管理文件有了统一的格式。

　　过去，部门之间存在着在执行制度过程中推诿扯皮的现象，主要原因在于管理职责界定不清，交叉重复较多，既浪费了成本，又容易使同事之间产生新的矛盾。

　　新的管理制度为识别业务活动采用了流程图形式，即在每个管理制度内，均附上业务流程图，从而直观反映出各业务活动在相关部门承担的责任，并在文件编写中，明确各部门过程的输入和输出以及5W1H（即时间、地点、为什么、怎么做等要素），使过程方法和系统方法在文件编制中得到了充分运用。

　　为体现同一性，在编制管理文件时就要求不允许同一内容在二个管理制度中重复描述，若需引用，必须写明引用文件的具体名称和文件编号，以便于检索。

　　制度与制度之间绝不能有矛盾，也是此次“外治”过程中的特别要求。过去，在一些制度或文件中，我们会经常看到这样的文字，如：“本制度与相关制度有矛盾时，以该制度为准”、“本管理制度的解释权归某某单位”等等。这样留有解释权，只能说明文件本身没有写清楚，存在模糊事项，因此，在“制度唯一性，执行标准唯一性”原则下，他们完整、清晰地制定了所有管理制度，使含糊的文字描述成为了历史。如对已固化的要求，不应再通过发行政红头文予以规定。对于临时性的管理要求，如会议纪要，均规定有效期限。

　　但唯一性并不等于僵化，在确定管理制度权威的同时，他们会通过多种改进手段，保证其灵活性、适宜性。如当公司的实际情况发生变化时，他们会通过对文件的定期评审来修改或补充文件。

　　此外，对制度起草人规定了3条要求：一是熟悉公司的总体业务分工，并精通本专业业务运作的要求及流程。二是了解公司综合管理体系适用标准的总体要求，熟悉标准中与本专业业务相关的要求内容。三是了解本控制程序的具体要求，并能在日常工作中贯彻执行。