应用自动化手段提高证书管理有效性

　　检定证书是法定计量检定机构向顾客提供的计量器具检定结果的具有法律效力的最终产品，是机构检定工作质量的最终体现。证书质量不仅反映检定机构的设备能力和技术水平，也反映着机构的管理水平，其准确性和可靠性直接关系到顾客的切身利益，也关系到机构自身的形象和信誉。

　　证书管理是JJF1069—2003《考核规范》的一项重要内容，证书管理程序主要包括以下七个环节：1.依据规程，统一格式，规范信息项目；2.“空白”证书的印制和使用管理；3.依据检测结果出具证书；4.检定人员、核验人员及批准人签字；5.加盖钢印；6.留存副本；7.发出或送达顾客。

　　依据上述规范的证书内容，若采取手工填制证书的办法，不仅会给“空白”证书的管理带来一定难度（面对各专业项目检测人员），而且也直接影响了检定工作效率，以致证书按规范要求应当反映的全部内容也难以落实。另一方面，即便利用复印机留存证书副本，也因出证工作量大，或因大量材料的消耗和设备损耗，而难以长期持续运行，从而必将影响机构的发展速度。因此，如何真正落实JJF1069《考核规范》的要求，提高证书管理的有效性，是机构当务之急，必须高度重视，认真研究解决的重要问题。

　　计算机应用于证书管理是解决上述问题的有效途径。一种经济可行的管理模式是：1.机构建立局域网；2.依据检定规程，统一证书格式，规范证书信息项目，在电脑上设计证书模板；3.印制带有机构徽标图案的“空白”证书封页（若无机构徽标，只需准备证书用纸）；4.各检测室检定员可利用拷贝模板软盘，在本室电脑上输入证书相关信息和检测结果，并通过局域网，在网络控制中心输出证书。为了便于对电脑的使用管理，机构亦可建立微机室，根据检测室工作需要配置多台电脑，统一管理，集中使用（建档、出证等）；5.检定员、核验员和批准人签字；6.利用扫描仪将证书副本存入电脑文档中；7.在证书上加盖钢印；8.办理向顾客发送证书手续。

　　为了确保证书与原始记录之间的惟一对应性，以便于核查和追溯，除了在记录控制程序中规定每一份证书对应的原始记录必须交证书、记录管理员保管外，还应在打印证书时、将证书查询信息和对应的原始记录编码同时存入电脑。

　　计算机打印证书的管理办法，既简化了“空白”证书的管理（仅对计算机出证操作员），又提高了出证效率，也使得证书的副本留存既符合《规范》要求，又便于实施。

　　随着科技进步和经济发展，快捷、高效的自动化办公设备广泛采用。计算机在证书管理中的应用，大大提高了证书管理的有效性，既提高了工作效率，又保证了证书质量合格，也更进一步提升了机构自身的形象和信誉，同时也增强了机构在市场竞争中的自我发展能力。

　　作者单位：西安市计量测试研究所