合理化(PDCA循环)
要让 PDCA 循环不已,重点在 P(Plan 计划)跟 C(Check 查核),好的计划(P)必须包含正常计划和异常计划,但还不够,因为计划完成若没进步到领先群,仍会被淘汰,所以必须是优势计划。只要计划有优势,自然会实施。
其次是查核(C),必须做到明定个人查核点,各自负责;但若异常多到影响正常工作,查不胜查,则须回头修改计划,将异常控制在不影响正常工作的范围内。PDCA能动起来,若无其他力量干扰,即能循环不已。
标准化(SDCA循环)
标准化的目的主要是维持合理化改善的成果,不是留在个人身上及脑中,而是累积在企业内,使无数人无数年的经验,在最短时间内灌注于新人,形成良性循环。
还必须对大量的标准进行管理,用电脑存入、分类、归纳、管制、索引,做到易用、好用。
制度化(日常管理)
在当今以快取胜的时代,流程必须简化加速,用标准化管理和电脑查核。如常用表单必须格式化及选项化,使填写(输入)时间正常不超过 1分钟,异常则必须详实填写,并可由电脑直接处理,且避免差误错漏。
资讯化(快速准确决策)
资讯化可以协助把关,使经验转为知识,普及到基层每一环节。资讯化成败关键不在硬件及软件,而在合理化、标准化、制度化是否落实及贯彻,做到日日更新。
我们可以下列指标来检核:是否取消手工账?是否做到不重复输入?能否做到正确、完整、及时输入?能否做到日结,异常即查更正?能否做到交叉查核,异常显示并通知主办者?能否省却人为审批?能否正确、完整、及时产出管理报表? 能否安全保存基本资料档?能否做到经验及知识的累积、扩散及传承?