文件标识存在问题及对策

文件上的标识

　　在整个文件化的管理体系中，出现在文件上的标识有哪些，它们在文件控制中又有什么作用呢？
　　-文件标题——文件内容的概括，这也包括内页版头的子标题。
　　-文件编号——该文件的唯一性标识。
　　-版本号——版本标识，它与文件编号共同构成该文件在该版本状态下的唯一性标识。
　　-修订状态标识——标明文件的现行修订状态，它与文件编号和版本号共同构成该文件在该版本现行修订状态下的唯一性标识。
　　-本册编号——这一本文件的顺序，它与文件编号、版本号和修订状态标识共同构成这一本文件在该版本现行修订状态下的唯一性标识。
　　-发放号——文件流向标识，可供查询“这一本”文件的持有者。
　　-“持有者”——标明该本文件的具体持有人。
　　-编写人——文件内容的责任人与解释人（当然，这一点要经过授权）。
　　-审核/批准人——文件合法性、发布有效性及适宜的认可标识。
　　-单位名——文件归属及文件控制区域范围标识。
　　-日期——文件时效标识。
　　-页码——文件分页数量标识及检索查找标识。
　　-“受控”章及其他印章———便于区分的醒目标识。
　　这些控制标识运用得当，自能起到其应有的作用；运用不当，则可能“徒有其标”甚或成为累赘。

文件标识存在的问题及解决方案

　　问题一：“光板文件”。除了标题和日期以外，没有任何其他控制标识的文件。这种现象多出现于组织内部部门或基层单位（如车间或项目部）自己建立的文件，之所以产生这一问题，主要是因为文件自编自用，习惯使然；但这不符合体系的系统管理要求。

　　对策：每个文件，除已有的标题、日期外，至少还应有文件编号和修订状态标识及发布单位、批准人；如果该文件属于长效文件且内容较多，可能涉及整体换版时，应该同时有版本号；如果这个文件的适用范围发放范围较宽，可再加上分发号/本册编号。

　　问题二：缺少具体日期。日期仅有年、月。每个月的第一天和最后一天都属于这个月，以“月”为单位标注日期的文件，其时效性应从哪一天算起？

　　对策：标明年、月、日即可，关键是养成习惯。

　　问题三：文件编号中含有版本号，又单标版本号。比如，“SC-2005A”，其中的“A”已表明是A版手册，又另标明“版本A”。这一问题看来只是同义重复，但是一旦文件换版，就有可能因为疏忽而出现矛盾，比如版本号已改为B，文件编号却仍然是“SC-2005A”。这样的案例并不少见。

　　对策：简化标识，从其作用以及应用便捷的角度出发确定其存在形式，仅要唯一不要重复。

　　问题四：连续编码。连续编排页码对于单个文件而言，不会出现什么麻烦，而对于“程序文件汇编”、“作业文件汇编”这样的集成文件而言，就可能出现问题，一旦其中某个程序或作业文件发生较大幅度的增删修改，该单个文件原占用的页码增加或减少时，整个文件的页码都要变更，否则就会出现重页或缺页。有些单位采用连续编码和单页编码混用的方式，即在每页文件版头上采用单页编码，比如“页码：1/5页”，而在每页文件下方连续编码。这种编码方式似乎解决了因连续编码出现的问题。但实际上，这种做法于事无补，使用连续编码，仍回避不了因连续编码给文件更改后的页码标识带来的问题。

　　对策：要解决既便于查找，又便于修改后文件页码标识问题，不妨采用“下标”的方式，比如说——“3-1/5页”，其中“3”代表文件汇编本中的第3个文件，“1”代表这个文件的第1页，“5”代表这个文件共5页。

　　问题五：仅在文件封面或首页上标注修订状态标识。对于单个文件而言，这样标识并无不妥，但是，对于“汇编”的集成文件来说，就存在问题。比如，“汇编”里含有21个文件，其中一个文件发生了修改，封面上的“修改状态”该标什么？是标修改前的状态标识（“第0次修改”），还是按修改后的状态标识？

　　对策：按问题一的对策予以解决。

　　问题六：汇编文件，整本装订。这其实不仅仅是文件标识的问题，而是文件格式的问题了；当然，就标识而言，至少存在着与问题五同样的问题。此外，当文件发生大幅度增删修改时，采用什么样的方式更改？有的组织采用了增页的方式，将修改页附加在原文件的后面。这不失为一种办法，但仍有弊端，一是增页不易保管，二是不撤出失效页，易被其误导。

　　对策：对于长效的”汇编“文件，以散页装订为宜。