圣元乳业布局标准化管理

　　前言：“有健康就有可能”是圣元乳业的产品传达给每一位消费者的广告语，“有信息化就有未来”是圣元乳业用切身体验告诉每一位同行业者的肺腑之言。在信息化涅磐中脱胎换骨的圣元深知，信息化并不仅仅是电脑和网络的使用，也不单单是某一套或几套管理软件的运行，对于企业而言，它是管理意识和管理手段的全面升级，是数字化平台和标准化流程的完美结合。

有健康就有可能　有信息化就有未来

　　　　　　　　　　　　　　　　　------圣元乳业携手DCMS布局标准化管理

　　如果把企业经营比作一盘棋局，那么管理就好比是开篇的布局。怎样管理才能让企业更加标准化、规范化的运营，这个问题一直困绕着圣元的管理层。2002年的11月份，圣元公司启动管理咨询项目，战略上为标准化管理指明了方向，随后神州数码管理系统有限公司（DCMS）易飞ERP系统的上线，从具体流程和执行上把圣元彻底推入了标准化运营的轨道。这一项目的成功，为中国乳品行业的信息化工程增添了一个不可多得的样板案例。

　　到乳品行业的最深处把脉圣元就像围棋中的定式，尽管每家企业的管理和运营都千差万别，但属于同一个行业的不同企业终究还是存在着被普遍认同和验证过的通用模式。在食品饮料行业拥有诸多成功案例和ERP 实施经验的DCMS，在项目启动之前，结合行业特性和企业个性对圣元做了一番深刻的透视。

　　DCMS顾问袭荣厂介绍说，乳品行业是一个比较特殊的行业，其特征在于产业链很长，结合了第一产业（农牧业）、第二产业（食品加工业）和第三产业（分销、物流等），其间包括了很多环节。产业环节多意味着竞争点多、流程繁琐、管理复杂。因此，任何一个环节的强势都可能会成就一个企业，而任何一个环节的弱势也可能会使一个企业因循木桶效应而衰微。乳品行业每天就相当于传统制造业一个完整的 ERP周期，要保证“农场到餐桌”这个过程中各个环节的生产流通和质量安全，就要求整个管理平台和业务流程必须高度稳定规范。

　　在我国，乳品加工企业在产业链中占主导地位，这和国际上许多领先乳品公司的合作社模式是不同的。合作社模式中，奶农拥有加工企业，不存在原料供应管理的问题。而中国的乳品企业则必须面对奶源问题，供应链更加复杂。在奶粉加工当中，液体奶经过加工处理后，口感和风味受到很大影响，而且维生素也损失了大部分，除了通过调味、调香等方法弥补外，还必须添加一定比例的营养成分，使其针对不同人群而具备不同的营养结构。这就对生产工艺也提出了较高的要求。

　　作为既是食品又是营养品的奶粉来讲，质量控制比其它产品要严格得多，存在很多各种指标的参数，生产出来的产品一般根据参数是否达标而分成合格品与不合格品，绝大多数不合格品（99％）需要再回收加工。圣元对于产品的质量控制要求高于行业标准，需要仪器检测的产品参数包括乳脂、乳糖、蛋白质、冰点（防止掺水）、密度、酸度、乳固体和非脂乳固体等几十种，此外，还需利用各种理化手段检测出含盐、碱、硝酸盐、亚硝酸盐、胺盐、尿素、淀粉、蔗糖、抗生素等杂质的不合格液体乳原料。

　　DCMS对乳品行业管理的重点与常见的问题分析如下，并针对这些问题制订了成熟的行业解决方案。这些管理难点规范了，其它的业务流程就都容易规范了。

　　产品批次的跟踪：乳品企业对原物料、中间生产过程、及产成品的质量管理相当严格，需要对产品的质量进行跟踪，从产成品到半成品、原材料、供应商等都能进行跟踪追溯。

　　配方管理：乳品企业是进行配方化生产的，配方需要保密，每次配方的改进都需要保管，对于许多原材料为液体的牛奶而言，配方经常会根据液体原料的组分含量不同而有所变化；组合、拆解管理：在销售过程中会随时搭配不同的成品组成一个大包装礼盒进行销售，在相应的促销期结束后则会被拆解，重新单独包装后再销售，再组合或拆解过程还会发生一定的人工费用，增加管理成本；多种包装计量管理：在销售过程中还会出现多种包装计量单位，从400 克到1000克以上都有不同规格不同计量的包装，对于销售的统计或是成本的计算都增加了一定的难度；商品价格促销管理：因为属于快速消费品，乳制产品市场销售中的价格管理，赠品管理等较常见，指标繁多。价格灵活调整，价格体系随时间和市场而变动；销售管理：客户数量多，信用额度有管控，销售中赠品多，往来账款管理不便，销售数据分析不便。

　　灵活实施：让企业个性与行业共性和谐统一行业信息化的基因可以复制给企业个体，但并不代表一个企业直接套用同行业常用的先进管理模式就一定能够成功，在这里有企业的个性化需求问题。为解决这种问题，所有的ERP软件都存在一定的二次开发功能。事实证明，灵活的项目实施不仅可以尽量避免二次开发的伤筋动骨，而且能够承担企业的个性化需求问题，甚至会带来意外的惊喜。

　　圣元乳业自1998年成立以来，一直处于快速的增长期，2003年的销售额在3亿左右，今年的预计目标是5 亿，目前在同行业中排名第八。取得这样的成绩，在很大程度上要归功于它的个性化经营。圣元规模较大，以集团公司的形式存在，其中青岛圣元是纯粹的销售公司、圣乔治是包装公司、其余的几家都是奶粉生产基地，功能是将鲜奶转化成奶粉，再进行产品的多层次包装。圣元在全国各地还存在很多分仓库，即隶属于集团公司，但委外管理。每一个公司都是一个独立的法人单位，六家独立法人机构财务各自独立，各兄弟公司之间有频繁复杂的帐务往来。

　　为获得物流和资金流的统一，DCMS在库管流程上对圣元ERP系统做了相应灵活的调整。由于两个分公司的库存由同一批人管理，如果按照完全独立的两个公司来进行管理，就会存在非常繁琐的操作流程，但两个公司在财务上都独立核算，所以又不能按一个公司来进行管理，实施中对此进行的细微调整，既保证了分公司间的独立性，也大大减轻了工作人员的工作量。

　　对于不同公司之间的进货、销货，DCMS的实施人员在易飞系统中也做了灵活的自动处理：A公司的销货自动产生B公司的进货。在处理逻辑上指定了单独的销货单单别，指定了单独的进货单单别，保证了单别单号的统一。系统平台还能对流程更为复杂的退货进行处理。此外DCMS还对定单的限量进行了二次开发，使定单系统能够根据不同的情况限制定单的数量，不至于因为定单小周转大而增加成本。实际上这种所谓的二次开发也就是简单的程序改动，然而也正是这一点点无关痛痒的改动，却极大的满足了企业个性。

　　在很多ERP 实施的案例中，企业无一例外都会遇到一个两难选择：是让企业的流程来适应ERP系统呢，还是让ERP 系统来适应企业的流程呢？如果选择二者折中，又该如何平衡呢？圣元乳业的实施经验也许已经回答了这个问题。圣元公司的ERP项目组负责人吴昊深有感触的说，专业的ERP产品凝聚了千百家企业同行们经过多年验证的成熟管理模式，它所针对的问题也许是企业短期内还没有碰到的，但它一定是客观存在的。最妥善的做法还是尽量以成熟的ERP系统为准，向标准化演进，固化业务流程。同时避免大的二次开发，用灵活机动的模块内调整去满足企业的优势个性，从而也推动整个行业的管理模式不断向前发展完善。

　　企业的标准化管理从ERP的标准化实施开始企业要持续发展，就必须走标准化之路，这是圣元乳业决定实施信息化的初衷。从选择DCMS作为合作伙伴实施易飞ERP，到一期项目顺利上线，圣元已先从DCMS的标准化实施中尝到了标准化带来的第一杯羹。用吴昊的话说就是，圣元乳业的标准化管理从ERP 的标准化实施开始。

　　圣元乳业ERP项目实施范围包括圣元、圣乔治及4家基地，共计6家公司的信息化应用，确定了实施的原则是先总部再基地，具体实施模块涵盖了易飞ERP系统主流程的19个子系统，包括销售、采购、存货、固定资产、人事薪资、财务、生产、质量、MRP等。在项目正式签约后，DCMS迅速组成了服务小组，小组成员各司其职。包括：工程人员：负责易飞产品的安装和产品环境的调试；实施人员：负责整个项目的实施工作，包括需求调研、产品培训、业务流程指定等；服务人员：协调解决企业应用易飞ERP过程中遇到的大大小小各种问题。

　　所谓“三分系统七分实施”，实施方法是否科学将直接关系到项目的成败和效果。DCMS在实施过程中严格遵循了从项目准备到蓝图设计、系统实现、测试准备、系统上线，一共五个阶段的Effect实施方法。按DCMS标准化实施的十三大步，在实施前先做出甘特图，这是一份精确到每天的人员责任分工和项目时间推进表。它上面详细规划出了实施期间每一天应该完成的工作：蓝色表示顾问在场时间应做的工作，红色表示顾问不在场时客户所应该完成的工作，用黄色表示顾问不在场时为客户所做的准备工作或幕后的工作。

　　其中培训自始至终贯穿了整个ERP项目。前期培训的主要目标是新的营销模式和管理思想的宣传落实；中期实施培训是对业务操作人员的系统应用培训；后期培训的主要内容是业务流程的优化和协同工作、保证管理者和业务人员对新信息系统的充分应用。

　　除了全员培训外，DCMS在实施过程中还在圣元公司内部选取两种类型的员工进行了针对性的培训，使其有能力解决系统操作问题和业务流程问题。一种是圣元公司的项目组人员，即IT部门的人员，使他们快速了解系统的运作，有能力解决系统运行中80％以上的技术问题。另一种是在每个业务部门挑选一到两个优秀的业务人员进行培养，使其将业务流程和业务内容条理化，并与系统相结合。这样，当顾问不在场的时候，有人在系统中遇到问题求助顾问时，顾问可以告诉他什么样的问题可以直接找谁解决，减轻了顾问的工作量和用户的依赖性，同时也增强了客户自己应用系统的能力。

　　一期项目正式上线后，系统的应用在圣元已初具雏形，工作重点转向服务人员，进行系统的持续优化和维护。除了专门的服务人员以外，DCMS完善的服务系统还提供Call Center电话指导、PC AnyWhere远程维护和技术人员上门服务。从头至尾的标准化实施和标准化服务确保了圣元乳业ERP 项目的成功上线和应用。

　　易飞ERP为圣元带来第一个最明显的转变就是，一度互不相干的进销存软件与财务软件被迅速淘汰，全公司各部门的业务操作都在一个统一的数字平台上得以规范和有效控制。一度排斥新系统的基层员工已经完全接受并喜欢上了标准化的工作流程。正如吴昊所言，不下水的人永远学不会游泳，不亲自参与实施ERP项目的企业永远不会体味到ERP实施的个中滋味，也永远不会了解ERP的标准化变革为企业带来的巨大效益。曾经，信息化应用造就了雀巢奶粉的成功；今天，轻装上阵的圣元已经具备了同国外竞争的坚实基础，有了信息化的助推，未来的腾飞指日可待。