一体化管理体系的建立

一体化的管理体系的建立和审核是一种发展方向，有广泛的市场需要，如何做的更好是一个富有挑战性的问题。笔者就一体化管理体系建立涉及到的一些问题与大家交流，目的是增强建立一体化管理体系的信心，提高有效性。

1、如何理解管理体系一体化的建立
管理体系一体化的建立(在9000基础上建立一体管理体系，有时称为整合)是一个过程，是对管理过程的再造、优化，并形成文件的过程，目的是达到资源整合提高效益，是组织一项战略性决策。

组织的管理实质上本身就是一个整体，组织在日常管理运作上针对质量、环境、职业安全健康或财务等方面都会全面考虑，是客观存在的；依据质量／环境／职业安全健康标准分别进行建立管理体系并取得认证，只是对整体中的一部分管理进行了评价和证明，由于不同标准的侧重点和管理对象及要求不—致，组织实施中感到在管理过程确定、接口和职责落实上存在不少亟待整合的具体问题，一体化管理体系的建立为解决这些问题带来了机会。

2、如何整合
由于已建立IS09000质量管理体系的企业，文件化的体系比较完善，人员素质和管理理念具备。在9000的基础上建立一体化的管理体系，容易取得最优的成果，是一个非常有利的时机。一体化管理体系建立原则是以过程管理为基础，采用PDCA的方法，目标管理为手段，持续改进为方向，解决管理的根本所在，特别需关注以下几个方面：
● 以业务过程为中心：围绕业务过程进行关键质量过程、环境因素和危害识别和评价。
● 共同的目的：所有的标准都服务于组织，控制组织经营的风险，持续改进，增强满足包括顾客在内的所有相关方都满意的能力。
● 方法一致：标准运用的方法一致，如：策划、目标指标、文件、记录、培训、监测、内审、管理评审，并形成记录。有记录不重要，重要的是记什么信息。策划应考虑是否需要记录，记录什么内容。
● 避免重复：在现有的文件基础上，充分评审，已有的规定已满足要求，不必仅为对应标准要求，而重复建立文件规定，如：采购与财务管理控制相连，控制方式如果已经满足了标准的评价控制的要求，就不必另外编制程序文件使用原管理文件即可。
● 减少僵化：灵活运用标准，形式不能僵化，如形成文件的程序各个标准要求不同，整合时要根据自己的情况确定编制文件的数量和形式，有些可以合并，不是简单的数量和文件名称的对应。
● 减少冲突的风险；特别注重高层职责明确，目标可测量并合理分解，结合经营目标分配资源，特别是涉及环境、职业安全健康需要协调解决的问题，要以结构化的机制确保能够决策合理。

3、整合的步骤
从文件整合→过程／职能整合(9001的过程模式)，强调较好的预期结果，围绕的核心是业务的流程→管理资源整合(高层领导的整合)。此过程双向可逆，体现文件的增值价值。

不同的管理体系标准都要求组织建立并保持一个文件化的管理体系，来描述和展示她是如何运作并满足相应标准要求的，所以很多组织的文件都将自己的质量、环境、职业安全健康管理部分分别对照三个标准描述组织运行过程。有些组织还误将自己原来存在的、有机的、真实的管理体系规范抛在一边，仅对照标准要求做以简单文件化描述，从表面上判断好象满足标准的文件化要求，但其真正的可操作性和增值价值就大打折扣，这是在建立一体化管理体系首先要解决的问题。文件整合形式上的整合非常容易，标准要求的相同部分使用统一文件，如：文件、记录控制等；标准要求的不同部分、如环境因素识别评价4.3.1、运行控制4.4.6、应急准备和响应4.4.7等单独编制程序文件，但要做落实到具体的过程、职责就会有很多策划的问题。文件整合是策划的结果，是过程／职能整合、管理资源整合的最后结果，即文件整合是一种动态的过程，不断的对过程再造、优化的过程也是最难的过程。管理体系文件应起到服务于管理过程的作用，是企业的财富而不应成为负担。

过程整合对每一个具体过程考虑以下几个方面：a能力指标；b产品质量；c环境事项（14000、18000）.如：采购过程整合，策划考虑采购产品质量、数量、供货期限、价格、服务质量、产品运输过程、产品仓储，以及过程中涉及的环境和职业安全健康事项，如要求供方提供危险化学品的MSDS和运输资质，识别充分控制到位，文件是否写成一套视企业情况而定；

高层的战略决策时将质量/环境/安全的方针目标同时体现在管理策划当中，营造激励机制，形成具有特色的企业文化，管理理念的建立、环境和安全意识的形成，即为管理资源的整合。

—体化管理体系建立是一个过程。几个阶段也是相辅相成的，不可盲目追求—体化形式，一蹴而就。选择适合自己的方式和时机，对管理过程再造优化，提高核心竞争力，充分利用有限资源为相关各方提供满意的服务。