最近,大连獐子岛渔业集团股份有限公司(以下简称獐子岛渔业)副总裁蔡建军喜上眉梢。
原来,和很多企业不同,獐子岛渔业的信息化建设打破了常规思路,没有走先引入ERP(企业资源计划)系统之后再关注并实施BI(商业智能)系统的老路。而是采用逆时针策略,从BI起步倒着梳理业务流程,看似冒险不小的做法,却取得了意想不到的效果。“过去,财务中心业绩汇总需要3小时,还不包括前期的处理工作,但是上BI和ERP之后只需要3秒钟。”蔡建军说。
供应链管理问题凸显
据了解,獐子岛渔业以养殖为核心,公司的管理人员都是养殖方面的专家。当企业快速发展后,旧的管理模式和思路就难以满足眼下企业管理的需求,管理问题突显。比如该管的事没人管,不重要的事情却有一堆人在管,流程梳理已刻不容缓。
供应链管理的问题则更为突出。“我们的供应链很长,市场在飞速扩张的同时,供应链管理问题显现出来。” 蔡建军介绍,大家在讨论供应商中的问题时,公司的管理者发现,使用的都是模糊语言。“可能是出了什么状况”、“或许怎么样”,很少用数字来说话,这导致高层管理者无法明确知道事情真相。而且随着供应链的日益复杂,供应链问题产销协调会已经难以解决。于是他们尝试着采用信息化的手段来解决。
先从BI入手
据介绍,其实公司在信息化建设之前,还没有选择供应商时,就已经想清楚了信息化的定位和做法。“我们开始组织规划獐子岛信息化系统时,有一个稍显大胆的设想就是从BI入手,从高层管理需求切入,而不是先解决业务流程问题。”蔡建军说。
该公司不采取传统的从ERP到BI的实施路线,而是ERP和BI一起实施,而且要从BI系统先切入,先解决高层决策的问题,也就是高层决策需要什么样的数据用BI模型固化下来。
“因为解决企业的流程问题其实就是一个流程梳理的过程,当用混乱的管理思路去梳理业务流程时,实际是乱中忙活,起不到应有的效果。”在蔡建军看来,还是要先理出一个系统思路,然后再去梳理具体的业务流程,这样才能解决獐子岛渔业面临的问题。
解决管理效率的问题首先提上了日程。“我问了高层管理者一个问题:你们的管理时间到底占整个日常工作时间的比例是多少?他们回答可能不到10%。”蔡建军说,他关心的是企业的运营效率,企业为什么在忙,是什么占用了大家的时间。从解决运行效率的角度考虑,公司第一想到的就是用商业智能来解决这个问题。
思路确定之后,公司开始慎重选型。经过长达4个月的合作伙伴的甄选,最终与用友公司形成了战略合作伙伴关系。商业智能采用了用友BQ产品,ERP采用了用友NC。用友BQ的易用性、高性价比,以及其平台的灵活性等优势使獐子岛渔业最终采纳了用友的方案。
让管理有据可查
“在BI系统的设计上,公司的目标很清楚,就是给公司的管理层用,而且不能让高层管理人员花很多时间去学习这个系统。”据介绍,用友BQ简单易用,其触摸式设计恰好满足了獐子岛渔业的需求。
为了让项目得以顺利实施,獐子岛渔业采用了严格的项目管理制度。整个项目一共分成3期,第一期建设都通过逐级化严格的时间管控,责任到人,责任到位去推动,整个系统上线的时候没有一天的时间差。
“另外,也要让最高管理层参与。最高管理层每两周向我汇报一次,每个月写一份报告,告诉这个项目整体规划是什么,现在进展状况如何,碰到问题如何去解决,所以在最高管理层的推动下,成绩有目共睹。”蔡建军说。
据介绍,BI系统给獐子岛渔业带来的变化有两方面。
首先,发现了企业运营中数据是否准确的问题。对于商业智能而言,数据的准确性至关重要,在这个项目实施之前,其实公司就在做数据处理,但它只是提供数据表现,没有提供流程表现,所以数据是无法回溯的。有了BI系统之后,让公司能够直接发现原始数据的问题,通过商业智能去发现而不是通过ERP系统。
其次,全面解决企业运营数据一致性问题。獐子岛渔业因为规划较大,每个月要开一次管理例会,分别从财务和销售两个口进行工作汇报。但财务和销售主管拿出来的数据永远也对不上。上了这套系统以后,所有的数据都实现一致,这样就可以让管理层确切知道企业运营的真实状况。