项目与企业整体战略有机结合可使稀缺资源得到集中使用

　　近年来，项目组合管理作为一种全新的项目管理模式受到很多企业的关注。

　　专家称，错误的项目执行得再好，终究也是错误的。为了保证所做的是正确的项目，企业就必须把项目与公司的整体战略构想结合起来，项目组合管理及其工具可以帮助企业实现这一目标。

　　从怎么做到做什么

　　“必须证明花在项目上的每块钱都能带来回报，而且符合某个战略的要求，这是每个企业都面临的压力。”组合管理咨询公司方坦（Fountain）集团的执行合伙人鲍德温说，应用组合管理就可以做到这一点。在项目管理的演化过程中，组合管理是一个重要的进展。

　　据介绍，传统项目管理强调“怎么做项目”，采取的是自下而上的管理方式，即数据从项目管理的底层开始收集，传送至高层经过分析后对项目进行管理和控制。这是一种偏向于战术性的项目管理方式，不能及时发现与企业的目标发生偏差或超越企业执行和控制能力的项目。而项目组合管理则强调“做什么项目”，采取的是自上而下的管理方式，即先确定企业的战略目标，优先选择符合企业战略目标的项目，在企业的资金和资源能力范围内有效执行项目。

　　数据是基础

　　组合策略专家米勒介绍，为了有效地进行项目组合管理，企业需要相应的工具帮助高层管理人员互相合作，确定项目的优先级别，在什么项目能使商业价值或投资回报最大化这个问题上形成一致意见。

　　“一个专门的项目信息数据库是项目组合管理的基础，项目经理可以方便地用它搜索、维护信息，以便在整个企业范围内进行项目论证、资源分配和战略协调时做出明智的决策。”米勒说。

　　事实上，项目组合管理的关键是让项目经理与首席信息官紧密合作。

　　专家介绍，一些企业的董事会在进行战略规划时常常得不到项目信息。“企业得有恰当的数据，它决定了该企业是否了解自己的资源。”管理软件公司（PlanView）的首席执行官德宾说，作为企业管理人员，没有来自基层的、高质量的数据，就无法进行项目组合管理。企业管理者必须把项目集中到一块儿，审核项目并决定其优先次序。管理者必须明智地使用资源，掌握和分享知识，并且重复使用知识。

　　专家认为，项目组合管理是一个连续的、由4个阶段组成的过程。首先是确定一组项目并且搜集数据，为第二阶段的项目分析和选择提供支持。第三个阶段是协调、取消重复性项目、平衡资源、降低风险。最后是管理所有的项目，启动新的项目，然后重新开始流程。

　　打消员工挫折感

　　“组合管理使企业文化发生重大转变，组织要对员工进行反复教育，而不能回避这个问题。有些沟通企业管理者可能认为是老生常谈，但绝对有必要。”专家说。

　　据介绍，当项目组合管理中止一个项目的时侯，管理者甚至要进行更多的沟通。“人们把自己与项目联系起来，如果项目被提前终止，员工会有挫折感。”专家介绍，但企业管理者应该告诉员工，中止一个失败项目也是一种成功。如果管理层有勇气将资源重新分配给更需要的项目，那么人们所从事的都将是最好的项目。这是一种双赢。

　　“同时，有关组合管理的培训课程也非常重要，可以让项目经理和项目团队更快地接受组合管理。”专家举例说，福特汽车公司开办了一系列的课程，举办了“午餐研修会”，并提供一个活跃的网站，该网站包括流程概述、模板和常见问题解答等页面。福特汽车公司项目管理和全球营运成本主管莱恩说：“在我们的内部网中，这是最繁忙的站点之一。”

　　有效减少项目数量

　　专家认为，在采纳并运行项目组合管理系统后，企业会发生大量有益的变化。有些公司可以获得实实在在的好处，而对于其他公司来说，尽管其回报并不都是看得见、摸得着的，但是项目组合管理确实非常重要。

　　专家举了个例子。在应用项目组合管理的第一年，美国某企业被抛弃项目的数量下降了50%以上(被抛弃项目是指那些在完成前就被中止的项目)。公司节省了7000个工时，约合3.5万美元的成本。

　　“其中，项目组合管理的一个关键好处是使稀缺资源得到集中使用。组合管理使企业在困难时仍可以运转良好。”福特汽车公司信贷部北美项目组合分析的主管科尔比说，福特汽车公司一直都希望削减支出，而现在实施项目组合管理可以更合理实现这一点。据介绍，该公司已成功减少了项目的数量。