小型企业在审核中所需注意的问题

　　认证机构提供的可增值的认证审核服务对企业质量管理体系的有效保持是极其有利的，对小型企业更加重要。相对而言，不少小型企业的管理基础比较差，人力资源更为缺乏，理解标准比较困难。企业管理常常是凭经验，即使自己的某些做法符合标准的要求，而企业可能并不清楚，为审核人员提供的资料不能反映企业管理的实际。ISO9001：2000标准强化了对最高管理者策划能力的要求，审核时也将策划作为重点，但这恰恰是小型企业的薄弱环节。因此，审核时很容易出现尴尬的局面。

　　第一，小型企业的审核计划适宜按过程制定。可以将小型企业的生产管理部门和生产车间放在一起审核。这样做，既可以提高审核效率，也有利于对过程有效性的判断。如果企业的部门设置比较复杂，也可以采用相关部门互相“陪同”审核的办法，由同一个审核小组进行审核，以保证过程的完整。审核中对同一条款也可以在审核记录中互相引用，以提高审核效率。为了做到判断准确，审核员要特别注意收集管理有效性的证据，而不要拘泥于文件的规定。如果企业的做法是有效的，要明确自己的态度，从而增强企业的自信心，营造良好的审核气氛。

　　第二，对企业领导的审核以4．1“总要求”为主线，审核其策划的能力。审核企业领导时，可以从以下方面取证。

　　 ①质量管理体系文件的审核结果。文件是体系策划的输出，既不应该忽视，也没有必要在审核中重复。不论企业领导对执行文件理解或不理解，文件的符合性、适宜性都是保持体系有效运行的重要前提。

　　 ②与领导座谈并查运行记录。要了解企业领导策划的思路，如5．4．1、5．4．2、5．5．3、6．1、8．5．1条款，都应该由领导谈思路。在对5．4．2“质量管理体系策划”的审核中，要审核确保满足质量目标以及4．1“总要求”的措施，还要了解领导对该条款管理意识的掌握情况。5．6条款的审核则以查记录为主。

　　 ③相关条款的审核结果。例如，5．1“管理承诺”的审核是顺着五项承诺的思路直接审核有关条款。审核记录的处理可以用引见的办法。这样，既完成了对这些条款的审核，又不使座谈内容重复，还使企业领导的思路更加清晰，审核记录的可追溯性问题也解决了。

　　 ④现场审核反馈的情况。对4．1、4．2．1、4．2．2、8．1等条款的审核可以根据现场审核反馈情况作出判断，从而在现场审核沟通的同时，既完成了审核记录，也完成了系统分析的过程。

　　标准的各条款本来就具有关联性，搞清这种关联性就可以比较灵活地进行审核。由于管理基础比较好的大中型企业在质量管理体系策划时处于主动地位，企业领导与审核人员座谈时也处于主动地位，审核比较容易。可是，小型企业的领导一般做不到主动。那么，怎样与小型企业的领导座谈比较好呢?审核员要注意发现企业的“亮点”，从“亮点”开始谈有助于营造良好的审核气氛。要注意，不要为了保持审核记录与审核计划的顺序一致而使审核僵化，审核小型企业应该有更多的灵活性。如果企业领导在交谈中有“豁然一亮”的感觉，可增值的认证审核服务就可以实现了。为此，笔者将对小型企业领导的审核记录设计成填充的格式，审核人员可以谈到哪里记到哪里，即使谈不出还有其他取证方式，从而保证取证的完整性和审核记录的可追溯性，使交谈比较自然、灵活，对企业的综合评价意见也就比较容易得出。

　　第三，为提供可增值的认证审核服务，审核员应该做到以下几点。

　　 ①不符合项报告是审核员判断的结果，是十分重要的。审核员必须有系统的观念，在对问题进行系统分析的基础上，将影响体系有效运行的主要问题提出来，客观地描述不符合事实，并对不符合标准的哪一条款作出清楚的解释。这样，才会使企业明确改进的目标，做到“对症下药”。

　　 ②当发现企业的质量管理体系存在“两张皮”现象时，审核员应该善意地提出来，纠正企业对标准的误解。在这方面，一些审核员有所顾虑：一是怕得罪咨询师，二是怕沾咨询嫌疑。我认为这是对审核员不允许从事咨询活动的误解。笔者曾经审核过一个建筑企业。建筑行业在策划、控制和验收等环节上有一套很严格的规定，是符合标准要求的。但是，该企业在质量管理体系文件中却没有体现，在提供的运行记录中也没有体现。对此，有的审核员感到无法进行审核了。面对这样的情况，审核组一方面根据企业提供的质量管理记录客观地评价其质量管理体系的符合性和有效性，同时提出了存在的问题，使企业感到要对质量管理体系文件进行再评审，有了“豁然一亮”的感觉，取得了比较好的效果。

　　 ③审核是一个公开的过程，审核员没有必要请咨询师回避，也没有必要搞得很神秘。审核员应将查、问、看要达到的目的向受审核方说明白，尽量充分沟通，使他们主动配合审核，并通过审核进一步理清思路，加深对标准的理解。审核过程也是审核员自我提高的过程，要做到公开和沟通，是审核员的自我挑战。