中电集团14所档案三组QC小组活动纪实

　　中国电子科技集团公司第十四研究所档案室三组（以下简称中电集团14所档案三组）担负着全所科技档案的更改、投产及电子文件的管理工作，这是文件控制和保证产品质量的重要环节，是科研生产的依据。2005年，该组成立了以方国庆为组长的档案管理QC小组，针对企业生产实际，围绕产品质量提升，在档案管理方面扎扎实实地开展了一系列的QC活动。

　　控制材料到一张纸

　　中电集团14所是一所从事国防科技研究和各种军用与民用电子工程及装备设计、开发、生产、安装、服务的大型综合性电子技术研究所。在研制这些产品的过程中，原材料用量较大、损耗较多。为节约用料，该小组成员首先组织了QC的基础教育培训及技术职能培训，并坚持召开业务学习会和工作碰头会，对每周的工作质量情况进行分析。经多次讨论、分析后，档案管理QC小组制定了《班组材料管理实施细则》，设立了材料领用账本，由专人详细记录、监控每笔材料的支出使用情况。

　　像该所这样的研制设计单位，科研人员要经常反复打印、复印相关的图纸和表格。QC小组为此制定了严格的打印复印制度，从内部挖掘节约潜力。如要求科技人员打印图纸前，先进行预审，对于不符合图样管理要求的坚决驳回，避免了纸张浪费的状况。同时，他们还创新了多种打印方法，如先将多张图纸平铺在一起，再输出打印，改变了以前单张纸只打印一张图纸的做法，既节约了纸张，又方便了科技人员的工作。以上措施实施后，经中电集团14所财务部门估算，档案三组每月材料的使用量大大低于部门的计划供应量，仅2005下半年就节约了30多万元。

　　不仅如此，QC小组成员还延伸了自己的管理职能。对于设备维护和管理，仅2007年，小组就提出合理化建议28条，经信息反馈后，大部分建议已得到处理。对每一台设备的管理，QC小组成员做到定人、定设备，一旦发现异常情况，及时上报设备管理员，通知专人维修，并对设备进行定期进行维护、保养。

　　规范文件到一个点

　　加强文件档案管理是最要基本功的工作，对于中电集团14所档案三组来说，QC小组活动让他们在这项工作上赢得了同伴们的赞誉。

　　产品设计文件会根据客户或设计需要，经常出现变更的情况，把这些文件保管好，这在档案管理上叫更改管理。有时，厚厚的一大摞文件可能只有一张图纸上的某一点、某一条线发生了更改，甚至绘图人员自己也要仔细辨认才能看得出来，因此，管理人员必须细致才能保证不出差错。

　　2005年QC小组成立当年，他们就完成了纸质文件更改单17921张，完成图纸31253张，无一差错，有251张反馈单得到闭环处理，更改实施准确率100%，确保了生产现场文件的准确性、有效性，受到了有关部门的充分肯定，避免了质量差错带来的质量损失。

　　另外，针对该所产品设计文件边投产、边更改，极易造成报废或返工这一状况，该组人员主动复查，并及时将新版图纸换发到位，从而保证了产品的生产周期。在过程控制中，QC小组还建立了一系列的制度，保证了档案管理的高效、有效。如进一步健全、完善网络和计算机安全监察体系，落实责任到人制度；自检、互检和抽检制度；将班组工作量化、细化、规范化的日常工作责任制；新的考核制度等。

　　归档管理双备份

　　中电集团14所档案三组QC小组成立时，14所归档的电子文件主要是以软盘等磁介质为储存载体的。软盘由于自身物理特性、外界环境等因素影响，在管理过程中极易出现数据丢失，从而导致无法读取的现象。

　　“第一要务是提高档案管理的有效性。”方国庆说。为此，QC小组人员加班加点，将已归档软盘磁介质复制到计算机中，对于复制过程中出现的数据丢失现象，他们都规定要找到备份文件将数据补齐，或请设计师补齐，确保了电子档案数据真实、完整、可靠，满足了科研生产的需要。同时，应用计算机进行电子档案管理，也大大提高了科技人员处理设计文件的效率。与此同时，QC小组还对产品设计文件更改过程中的每一个环节，进行电子文件的跟踪管理，以确保产品质量记录的完整性。

　　现在，在中电集团14所档案三组，从最初开始建立文件档案，到过程中的更改，到文件查询或借阅，基本上做到了电子、纸质相互辅助的管理双备份模式。只要你需要，轻轻一点鼠标，有关的文件内容就会展现在你面前。

　　因为在这个特殊的工作领域取得的突出成绩，档案三组多次被评为公司优秀班组和保密工作先进集体，档案三组QC小组也获得了中国电子信息质量管理系统质量管理优秀班组。