协同应变：信息化发展新趋势

　　当前，我国政府与企业的信息化建设如火如荼，人们关注的焦点开始从为什么要信息化，转移到了如何实现信息化。一个值得关注的现象就是：很多企业在若干年前就实现信息化了，系统是根据当时的流程进行定制的。但根据调查，很多系统在经过两年之后，几乎进入一个被废用的阶段，因为流程发生了变化，需求变化了，原来定义的流程已经不适用了。

　　于是，“IT技术无用论”不断涌现。这个论调迫使许多人不得不去进一步思考IT技术如何才能与企业信息化以及电子政务完美融合，并能够随时根据企业与政府需求的变化而变化。变化无处不在，市场在变化，用户需求在变化，自身组织结构在变化，那么，我们的IT系统如何才能支持这样的变化需求呢？

　　技术创新与管理创新推动协同应用

　　在过去10多年时间里，有两类创新备受各界的关注：一个是技术的创新，另一个是管理的创新。技术上的创新使得所有的管理能够变得更加有效，过去很多只存在于理论上而无法实现的一些管理思路、管理模式变成现实；其次，管理的创新直接推动着技术的创新。由于管理、应用上的要求，很多技术得到重新评判，那些先进的技术就得到了更多企业、更多资本的关注，该技术就能够得到较好的发展。想想看，只需在办公室里轻点几下鼠标，就可以和远在千里之外的员工进行沟通，而不必让员工千里迢迢地回到公司来面对面地进行汇报，这就是技术带来的质的变化。技术创新和管理创新间的互动日益加强，这种融合与开放的表现在协同技术和协同应用方面非常明显。

　　据报道，近年来，在ERP、CRM等企业管理软件之后，协同理念以及协同软件在国际上成为新的热点，受到资本界、产业界和很多用户的追捧和青睐。而形成这样的局面，最重要的推动作用来自于管理创新的要求。
当我们在感受全球经济快速变化的同时，企业的管理也在发生着三大变革：

　　首先，相对固定的管理向跨组织协同管理转变。在新经济时代，企业管理的基础还是团队，但是团队的性质已经发生了极大的变化。现代团队已经由过去完全集中在一个办公室、物理的协作方式变为跨部门、跨企业，跨地区、跨时区、跨网络、跨系统的团队协同模式。过去，为完成一个新项目，需要从不同的部门、组织抽调人员组成新的团队，但现在，由于这类跨组织协作的频繁，传统的团队管理方法已经不能满足现代管理的要求。

　　其次，相对集中的管理向松散型协同管理转变。在现代管理中，即使是一个组织内部，人员也已经从过去的固定场所的办公模式变为分散型，如企业的销售人员、管理人员等等，他们的工作形态是松散的，经常有出差的要求。对这种松散型、移动型的组织协同需要全新的管理软件来实现。

　　第三，固定流程管理向动态流程协同管理转变。市场竞争激烈变化，也使企业的管理流程变化加快。企业需要对固定(规范)流程、可变(非规范)流程进行统一管理。而由于传统应用是基于固定流程管理，则需要经历“需求分析、开发、实施、培训、维护”等过程，所以无论从时间还是从成本等方面都不适应动态流程管理的要求。

　　种种迹象表明，“组织内管理与跨组织协作、信息沟通紧密与组织形式松散、固定流程向可变流程的变化”这三大矛盾是　　新经济条件下“协同”发展的必然，这样的矛盾已经对传统的企业管理构成了极大的挑战。

　　解决三大矛盾需要对管理形式进行新的探索，动态团队呼之欲出。动态团队就是动态的、可变的团队。其中，“动态”意味着跨组织、跨区域、跨系统、松散、可变，意味着能为组织成员提供自由的工作空间；“团队”则是一种相对固化的工具，其本质在于实现组织的紧密性、统一性、有效协同性，是迅速实现组织目标的有效工具。

　　协同应用将企业管理提升到新高度

　　打破固定模式，在“动态”中完成分工与协作，作为解决“组织内与跨组织、紧密与松散、固定与变化”三大矛盾的新形式，“动态团队”显然还只是一种管理上的需求，信息技术的应用才使这种动态的“协同”最终得以实现。

　　那什么是协同呢？所谓协同就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体，协同一致地完成某一目标的过程或能力。而所有有助于协同的软件都可以称做是协同软件。

　　回顾过去的20年，企业信息化(包括政府信息化)经历了两个重要的阶段，即以“工具电子化”为标志的办公室自动化，以及以“流程规范化”为标志的业务流程管理两个阶段。前者的典型应用是文字处理、电子表格、财务电算化等，后者的典型应用为种类MIS、工作流、SCM、ERP、CRM等。如果对它们进行一次深入分析，可以看到，过去很多的应用系统都比较侧重于交易本身。比如说排版软件目的是排版，ERP软件最重要的是记录账目。但是，如果站在管理的角度来看，其实在形成任何一个交易和行为之前，有一个很漫长而关键的协作过程，而形成了交易之后，也有一个很重要的文档　管理和知识管理的过程。按照国际上著名的分析机构评估的分析报告，在一个企业商务行为的过程中，交易前的协作和交易后的管理其实包含着80%以上的价值，而过去传统的、单一的应用模式只涵盖了整体价值的20%左右。因此，传统的管　　理模式已经无法适应新经济时代下动态团队的管理需求。

　　随着协同应用进入商务发展阶段，协同应用已经不再局限于简单的人与人之间的协同，而是更强调与之相关的信息协同、应用协同、流程协同。事实上，信息协同和知识管理的概念是一致的；应用协同和企业应用集成是相同的，流程协同和协同商务是密切相关的。