记录：质量的证据

　　记录看起来是很小的事，但却对企业的运行有着很大的影响，它运用和发挥得好，就能不断地推进和完善生产过程，使产品的生产过程达到最优化，而运用和发挥得不好，造成了数据的缺失或失真，将会导致企业运营的错误甚至造成损失。

　　作为一个企业，无论其产品是什么、无论其规模的大小、也无论其是否建立了质量管理体系，在一些环节和部门填写各种各样的记录是不可缺少的一项工作，记录已贯穿企业运行的各个方面。

　　GB/T19000-2000标准对记录是这样定义的：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。可见确认一个企业所走过的路线是否正确而经济，一个重要的方法，就是凭借所保留的各种真实记录，来评介目前所实现的结果。

　　在质量管理过程中，要更好地发挥质量记录的应有作用，就应该把它作为一项重要的控制要素来考虑。

　　记录不能只是为填写而作记录，应从实用性的角度考虑，为什么填写、填写什么、由谁来填写、怎样应用它等，都应以实用为出发点。

　　一些车间、工序在填写完质量记录后，只是作为一个数字摆在那儿，从来没有人看。这只能说明两个问题：一个是所填写的内容没有用；另一个就是没有充分地利用这个记录。这两种情况导致的结果基本是一样的，即管理、质量监督失控，导致质量问题和产品隐患的可能性增大。

　　例如，在生产过程中，工艺要求按照一定时间间隔监控产品的外形尺寸，有的操作人员为了省事，只是按时测量，看到测量值在工艺允许的范围内即认为正常，而到下班时突击补写记录，这时的数据肯定不会与当时的实测值一样，这样的记录不会体现实际状况，也不能反映一些数据的波动情况。

　　记录应是保存证据和作为追溯的一种手段，在确定要做记录之前，应充分考虑记录的目的性，从而确定出科学的、便于操作的记录内容和记载方式。

　　记录应考虑的内容包括：所针对的对象、使用者的情况（包括文化程度、能力等）、怎样监测、取值和录入数据等，必要时应对记录的使用人进行必要的培训。

　　记录的科学性在于运用科学手段，来保证我们所设立和运行的记录处于最佳状态，为产品生产、技术改进、降低损失提供依据和保证。比如，一些企业的车间的统计人员，在进行内部故障损失的统计中，由于不了解填报的目的，认为可能会与他们的质量责任考核有关，因此填写的数量少于实际，科目列入含糊不清，从而导致了最终结果的失真。

　　记录具有持续的改进性。一方面是记录本身要不断地改进，从自身使用的角度考虑它在实际应用中的不足，通过改进，使记录更加实用和适用，能体现出通过记录的应用，使产品质量、生产工艺得到有效的监控，达到该记录应具有的目的。

　　另一方面的改进是通过记录这一载体的应用，及时地发现控制过程中的不足或问题，利用记录中的数据、指标或变化趋势分析，实施工艺改进、质量改进，达到提高质量、降低消耗、满足用户要求的目的。

　　因此，要实施有效的改进，必须是建立在充分的数据和事实基础上的，只有用数据说话，才可能确定改进目标并按目标要求实施改进，只有用数据说话，才能有效的验证改进效果并实施进一步的改进。

　　许多企业在建立质量管理体系后，纳入受控管理的质量记录会有100多个，涵盖从采购、工艺管理、生产过程控制、检验和试验、计量管理、质量体系审核、产品销售等各个环节，几乎每个员工在工作过程中都要使用记录。

　　（作者单位：天津金山电线电缆股份有限公司）