济钢集团以专项审核提高体系整体有效性纪实

　　“企业专项审核”，这些看上去并不起眼的文字组合在一起并付诸实践后，却产生了令人振奋的效应。这种效应在济南钢铁集团总公司（以下称济钢）得到了充分体现。

　　国家注册质量管理体系审核员、济钢技术中心质量管理科科长房克余介绍，所谓专项审核就是组织针对某一专业管理领域或某一特定区域开展的审核。

　　为什么要采取这样的内部审核形式？主要是因为专项审核能够“集中火力，一枪一个目标”，房克余进一步解释，近年来，随着管理体系、企业部门的不断增多，致使每次审核从各部门抽调的内审员也越来越多，需要的时间也越来越长，审核成了浮在面上的“摆设”。为了解决这个问题，许多企业实施了专项审核。

“步枪”换下“机关枪”

　　在推进管理体系有效运行的方法上，许多企业通常的做法是内审加外审，即聘请第三方认证机构进行审核（外审），并在企业内部每年进行1~2次类似外审的集中式内部审核。

　　如果把大规模的内、外审核看成是辐射面积较大、火力密集的机关枪，专项审核就是装有红外瞄准镜的步枪。上海复斯管理咨询公司高级咨询师王明春认为，专项审核虽然只是换了一件不同的武器，但它所采取的集中火力、重点进攻的方法，目的性明确、实用性能好，精准、快捷，确实是内部审核在使用工具上的升华。而且许多企业通过专项审核，也普遍反映这种审核比较务实，审核的力度、深度、有效性同集中式审核相比有明显提高。

　　虽然形式上发生了变化，但在内容上，专项审核“一步都没有落下”。如按照GB/T19011《质量和（或）环境管理体系审核指南》的要求，2006年济钢第一季度原辅料系统审核的主要条款就包括体系要求的采购、标识可追溯性、产品防护、产品的监视和测量等；而第二季度的生产现场审核则包括资源管理、产品实现、测量分析和改进等内容。

　　既然专项审核要求按照体系标准中的条款进行，所以搞好专项审核一定不能“东一榔头西一棒”，乱点“鸳鸯谱”，王明春说重点是“做好系统策划工作”。

　　房克余介绍，专项审核要放到整个审核的年度计划中去考虑，不能偏离整体的“火力点”。如为配合本企业年度审核，2006年，他们就生产现场的薄弱环节提前进行了专项审核，剔除了质量体系中的“污点”，也保证了外部审核的正常进行。

　　“甚至专项审核的方案也是层层递进的。”房克余说，2006年济钢质量体系专项审核的“梯级”层次包括：第一季度的原辅料、第二季度的炼、轧钢；第四季度的补充审核等，保证了专项审核的系统完整性。

寻找精准“射手”

　　“根据审核涉及的专业组建审核组，这是确保达到审核力度和深度，推进体系有效运行的前提。”房克余认为，目前有些企业内审工作很难坚持下去，审核工作发现不了体系运行中的深层次问题，其中一个很重要的原因就是审核组成员专业才能欠缺。

　　而专项审核，可以突破这种瓶颈，针对某项审核，在内审开始之前，首先由专业技术人员对审核组成员进行工艺技术状况简要培训，明确审核的重点，然后由审核组长对技术人员进行审核方面的基本知识培训，明确注意事项，使审核工作有序进行。

　　房克余说，济钢在每次的专项审核中，除内审员外，都配备了一定比例的专业技术人员：第一季度配备了原料采购方面的专业人员；第二季度配备有炼钢、轧钢工艺管理人员。因为这次审核所涉及的是3个炼钢厂、5个轧钢厂、工艺技术主管部门、产品质量检验部门等单位，所以配备的专业人员自然就不同。

　　房克余强调：“枪是好枪，但寻找精准射手同样重要。”

善打现场攻坚战

　　同房克余有着相同观点的王明春认为，以往的内部审核，往往以在会议室、办公室查阅资料为主，到生产现场查看的时间很少，贯彻标准工作发展到今天，这种符合性检查已显得苍白无力。这也是导致今天各类管理体系产生“浮油”现象的根本原因，专项审核的现场角色，也许能改变这种弊端。

　　一方面，在会议室、办公室审核，受审核部门提供的资料是有限的，甚至是有选择的提供，代表性较差；另一方面企业目前都在上一些新的管理技术，如企业资源计划系统、制造执行管理系统、统计过程控制系统、计量测试系统等，体系运行记录大多需要在线查阅，在会议室很难随机抽取样本。

　　房克余说：“最主要的是，当班当批产品的生产情况往往更具有说服力。”如济钢在2006年第一季度的原辅料系统专项审核中，就审核了涉及原辅料的主要采购、检验、储存和使用有关的职能部门和生产单位。

　　对于整合型管理体系的专项审核，同样是现场的攻坚战，房克余说，根据他们的经验，“同时策划、分别进行”是最有效的攻略方法。这种审核方式的优点是可以减少审核频次，减轻各部门迎接审核的负担。

　　但缺点是削弱了审核的针对性。房克余认为，“同时策划”意味着要对不同的体系，制定一个综合的审核方案；“分别进行”即意味着要分散“火力”组织专项审核，因此，企业应谨慎使用。

随时待命出击

　　如临战期间，随时待命出击。根据生产经营管理的需要，专项审核还可以随时追加审核项目。

　　对企业而言，一切工作都要服务于生产经营，内审工作也是如此。王明春说，年初策划的审核方案往往受到当时条件的限制，而企业的生产经营形势是在发展变化的，审核工作必须和企业的实际管理合拍，体现出快速反应。

　　当生产中产品质量在某些环节出现波动时，就应针对当前质量状况，追加质量管理体系的专项审核；当职业健康安全、环境保护方面出现异常时，应当立即追加职业健康安全体系、环境管理体系方面的专项审核。

　　长期工作在质量管理一线，房克余认为，追加专项审核的信息来源，可以是企业的调度会、各种例会等。如2006年上半年他们从公司调研会议上获悉进厂辅料质量出现波动，立刻组织了进厂辅料专项审核，及时发现了问题，保证了产品质量。

　　我们经常讲有效性，究竟什么的审核形式最能有效地促进各类管理体系的运行？房克余强调：“我想能够解决实际问题，提高管理体系运行业绩，使形式最终服务于内容，这才是硬道理，而专项审核也只是提高管理体系有效性的火力点之一。”