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谈六西格玛与组织机构代码

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  组织机构代码(以下简称代码)工作,是质检系统的一项日常性的基础工作,涉及面广,任务重,是国家强制应用代码。通过15年的努力,全国办理组织机构代码证书数量已超过1000万家,山东省也已超过了60万家,荣成市也超过了10000家。

  代码的生命在于应用,应用的关键在于质量。代码数据质量问题有数据缺项、漏项、重名、重码、数据丢失等,其中最主要的问题是代码的唯一性,即重名重码。随着代码B/S系统和网络技术的应用,集中赋码、集中查重名重码,以及网络查验数据项的完整性、准确性、真实性就显得十分重要。为确保代码工作质量,本人结合代码工作实践,运用六西格玛管理方法对代码工作质量进行了有益的探索。

六西格玛的作用

  按照六西格玛定义,我认为,代码工作质量应包括两方面的含义:代码工作质量必须满足顾客的需求;代码工作应避免缺陷,持续改进达到六西格玛水平,代码差错率低于百万分之三点四。其核心目标是:最高顾客满意度和最低资源成本。对代码工作的顾客而言,是以最可接受的费用及时取得代码证书;对代码工作机构而言,是以尽可能小的成本和尽可能短的周期为办证机构提供优质服务。

代码工作缺陷归类

  为了在代码工作中推行六西格玛管理,我们将代码工作中常见的缺陷进行了归类,主要有:一是数据缺陷:即经营或业务范围没输入微机或输入不全。如企业没有按营业执照填写;事业单位没有按事业单位登记证填写;社会团体、民办非企业单位没有按社会团体登记证、民办非企业单位登记证所注明的业务范围填写;机关没有按同级人民政府或上级部门确定的职能填写;成立日期数据项没输入微机或输入不全;职工人数没输入微机或输入不全;注册资金没输入微机或输入不全;邮政编码没输入微机或输入不全;主管部门及主管部门代码没输入微机或输入不全;登记批准机构及批准文号没输入微机或输入不全。

  二是网络处理缺陷。重名、错码的预防操作不到位,重名一般是由于跨区划办证或服务器出错造成。重码一般是联网前数据丢失或联网后服务器出错,造成丢失数据的恢复不全或数据的删除和废置。

代玛工作质量改进流程

  为此,我们制定了代码工作质量的DMAIC改进流程。即在界定阶段D:启动六西格玛管理项目。测量阶段M:确定代码工作基准。分析阶段A:找出产生代码缺陷的要因。改进阶段I:消除产生代码缺陷的要因。控制阶段C:发扬成绩,保持成果。

  事实证明,按照这样的改进流程,效果良好。如在消除产生代码缺陷阶段,采取了三种做法。省代码中心数据丢失,市、县有数据,市、县应先打电话与省代码中心电话联系,然后传真或上报丢失的数据,将数据的详细情况告诉省代码中心,然后进行处理。

  市、县丢失的数据,省代码中心有数据,采取了先删除省中心数据,市、县再按其他部门赋码上报数据,上报前要与省中心电话联系。

  省代码中心和市、县都无数据,市、县按其他部门赋码上报数据,事先电话与省代码中心联系。

六西格玛管理角色

  为确保在代码工作中顺利推行六西格玛管理,我们还确定了代码工作中的六西格玛管理关键角色。

  执行领导:县级代码工作的执行领导是局长,其职责是:建立代码工作质量目标;确立代码六西格玛管理项目的重点;在代码工作中建立促进应用六西格玛管理方法的环境。

  倡导者:县级代码工作的倡导者是标准化科科长,其职责是:负责六西格玛管理在代码工作中的部署;构建六西格玛管理基础;向执行领导报告六西格玛管理的进展;负责六西格玛管理实施中的沟通与协调。

  黑带大师:县级代码工作的黑带大师是代码室主任,其职责是:对代码六西格玛管理理念和技术方法具有较深的了解与体验,并将他们传递到代码工作中;培训黑带和绿带,确保他们掌握六西格玛管理适用的方法与工具,为黑带和绿带的代码六西格玛管理项目提供指导;协调和指导跨职能的六西格玛项目;指导倡导者选择和管理六西格玛项目。

  黑带:县级代码工作的黑带是代码工作人员,其职责是:领导六西格玛项目团队,实施并完成六西格玛项目;为团队成员提供适用的方法与工具的培训;识别过程改进机会并选择最有效的工具和技术实现改进;向团队传达六西格玛管理理念,建立对六西格玛管理的共识;向倡导者和管理层报告六西格玛管理的进展;将通过项目实施获得的知识传递给组织和其他黑带;为绿带提供项目指导。

  绿带是代码工作中经过六西格玛管理方法与工具培训的工作人员。

  六西格玛项目团队:涉及代码工作中的技术、前台受理、填表、审核、录入等人员构成。

  经过几年的实践,荣成市代码工作的差错率由以前的20%降到现在的六西格玛水平,差错率低于百万分之三点四,有力地保证了代码数据质量,受到了山东省代码中心的好评。

  (作者单位:山东省荣成市质量技术监督局)

作者:梅军 来源:中国质量新闻网 发布时间:2007年06月27日
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