温州检验检疫局报检档案流向管理系统经过该局检务处一个多月的试运行,5000多批次档案的交接签收登记一切正常,运行良好。
在此之前,报检档案传递交接中曾经发生因未进行签收而找不到档案的现象,用更科学的方法改变档案的流通管理手段迫在眉睫。报检档案流向管理系统正是该局针对这一现象,为了规范操作流程、加强对报检档案流向的管理,自主研发的。该套档案管理系统由该局检务处与盟惠科技公司软件开发人员沟通协调共同完成,利用条形码技术,用识别器及处理系统进行核实、储存来完成档案的传递管理和统计。
该系统在报检档案传递交接时,只需由接收者将报检单上的条形码扫描入计算机,在系统中就会产生该批货物的信息,包括报检号、企业代码、企业名称、签收时间、签收人、签收部门、签收机构、签收状态等。同时可按报检号或机构等条件进行查询和统计,及时了解报检档案的流向、存放地点等信息,操作方便﹑省时﹑省力。
报检档案流向管理系统的应用,对CIQ2000系统的工作流程起到补充说明作用,明确报检档案的流向状态,减少了寻找档案的无用功和扯皮现象,极大地提高效率和管理水平。