内审“常见病”及诊治

内部审核是质量管理体系自我改进的重要手段。笔者在审核中发现一些组织内审中的问题，影响了体系自我改进的力度。内审的“常见病”大体表现在以下几个方面:

1.审核覆盖范围不全
1)审核计划缺少对领导层管理职责的审核内容，认为内审员不好检查领导的工作；
2)审核计划只有审核部门、场所，没有审核的质量体系过程(或条款)，往往造成审核遗漏标准某些要求；
3)在有多个现场的情况下，也仿照外审，采取抽样方法审核，致使现场审核覆盖不全；

2.审核方案策划不周
在安排审核时间上，很少考虑拟审核过程、部门(场所)的状态和重要性以及以往审核的结果。应重点审核的过程时间安排明显偏少，甚至有的部门涉及的主要过程也未审核；

3、审核的依据不充分
审核往往只考虑是否符合本组织体系文件的要求，审核检查表多是按质量手册和程序文件条款要求准备，忽视标准要求的审核。有的体系文件不符标准的某些要求，多次内审也未能发现；

4、审核员的选择不当
有的内审员不具备相应的能力，审核抓不住重点，发现不了实质性问题；有的审核员不按审核准则审核，以个人看法判断是非，缺乏审核的客观性和公正性；

5、审核准备不充分。
有的企业统一使用事先印好的通用检查表，审核员事先根本不编检查表。检查表体现不出受审核方的特点和重点；审核记录过于笼统，看不出抽样情况，缺乏可追朔性；

6、不合格报告描述的事实不清楚，判断欠准确；纠正措施的跟踪验证没进行或未记录；

7、审核报告没有或未及时提交审核部门或有关人员；

8、内审报告没有被用于管理评审。

出现上述情况，分析其原因主要是：1）对内审是否要审核领导层认识不足；2) 内审策划不细；3）内审人员的能力不够，责任心不强；4）对内审过程监视不够。
为消除和预防以上的“常见病”，改进内审的有效性，需做好以下几项工作：

1、要转变“内审不要审核领导”的观念，确保管理职责的落实。
IS09000 ：2000提出：领导的作用就是确立组织统一的宗旨和方向，创造条件使员工能够充分参与实现组织目标。IS09001 ：2000标准第5章明确规定：制定质量方针，进行管理评审，确保质量目标得到分解、资源能够获得、对体系进行策划、职责权限得到规定、对体系的有效性进行内部沟通、顾客要求得到确定和满足，指定管理者代表等是组织最高管理者的职责。领导的作用也是通过以上职责的履行才能发挥出来。管理职责是管理体系中的不可缺少的重要过程，如果对此过程不审就不能覆盖标准的全部要求，内审也无法对体系的符合性、有效性做出客观评价。至于采用何种形式对领导层进行审核，应该视具体情况而定，从领导的角度讲，应正确认识内审的目的，主动与审核组配合，积极支持内审工作，为审核创造必要的条件。总之，领导层的管理过程不能不审，但审核取证方式、方法可因地制宜，灵活掌握，只要达到目的即可。

2、要重视审核方案的策划
内审年度计划要对审核的频次、范围（区域和产品）、依据和方法(集中式或滚动式)作出安排，以便有计划、有准备地进行审核。审核范围和频次应考虑拟审核部门(场所)的状态和重要性。正常状态下，两次审核间隔不宜超过一年。对质量起重要作用以及过去审核问题较多的部门(场所)、过程，应适当增加审核的次数和时间。

3、要精心做好审核准备
要选择具有内审员能力，并有较强组织能力的人担任审核组长；内审员应有最高管理者或代管的正式授权，以便行使其职权；现场审核前，应将审核所需要的部门、场所、过程或条款的要求，编制好内容实施计划，并通知受审核部门；审核组长要组织开好审核组的预备会议并确保每位审核员都能得到用于审核依据的标准和质量体系文件，清楚地了解各自的任务。要使每位审核员都掌握审核记录(检查表)的填写和使用方法，在熟悉有关文件的基础上，按过程方法确定审核思路，填写检查表。如果已有印好的“通用检查表”，可以作参考，但审核员须结合受审核部门或过程的具体情况进行必要的增减，不宜直接套用。

4、要加强内审过程的监视和测量
首先，要把好内审员的资格关，不具备内审员能力的不准上岗；其次，要明确管理者代表、内审主管部门和审核组长、审核员及其他有关人员的职权，对内审程序、内审计划、检查表、不合格报告、审核报告等文件和记录，都要经授权人审查，发现不适用或不合格的情况要及 时整改。内审结束后，还要及时做好总结，以利改进工作。内审结果应作为管理评审的输入，管理评审要把内审的有效性作为评审的一项重要内容。