文件满桌是一种“病”

　　当你的上司向你索取一份资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否会满文件夹地翻个底朝天？

　　那天，笔者急着出发去企业辅导，但在整理文件袋时却发现少了一份关键的表格。说它关键，是因为这份表格是今天要去企业讨论辅导的主题，没有它，笔者的计划将被更改。于是就叫助理马上再准备一份。然而，10分钟过去了，助理还在满办公室翻找。要命的是，约定出发的时间快到了，已经没有时间再等她慢慢地找了。

　　类似的情况在企业里多得数不胜数，只要对企业的办公室稍加观察，大概就能看到：多数人的办公桌上都堆满了文件，有些办公桌甚至杂乱得不堪入目。照理说，办公桌是现代职场人士最重要的工作领域，如此杂乱则必定影响管理者的工作效率和职业形象。而且，文件的杂乱堆积不仅妨碍你注意力的集中，还会导致情绪紧张、思绪纷乱，增加查找的时间。

　　表面看来，造成“文件满桌病”的原因，大家都会怪罪于自己使用的办公桌实在太小。但事实上，办公桌的杂乱程度与办公桌的大小根本无关，而是人为的杂乱。假如是一个不讲条理、思维杂乱的人，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌也会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”——“只要有足够的场地，文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间”。

　　导致文件堆积的原因主要有以下几条：一是管理者没有受过良好的职业训练，不具备相应的技能；二是管理者缺乏对工作的有效规划；三是管理者逻辑思维混乱所致。所以，要解决这个问题，管理者必须从以下几个方面入手：一是妥善进行工作规划，分清矛盾主次与轻重缓急——将重要的事情记载纸上、将重要的资料放在手边；二是根据工作规划将办公室或办公桌分区分类，将文件资料一一进行标示并编号管制；三是坚持天天进行整理、整顿，训练自己良好的行为习惯。