ERP升级应选择恰当时机

　　最近几天，浙江一家服装企业的信息化主管程鹏正为了ERP（企业资源计划）系统的事一筹莫展。

　　这原本是一件好事。2004年，该企业就上了ERP系统，经过近5年的磨合，ERP系统的效益已经逐渐显现出来。在2008年底，这家企业使用的ERP系统有了新的版本，今年3月份，该公司开始对现有的ERP系统进行升级，想获得更大的收益。

　　没想到事与愿违。已经过去8个月了，升级后的麻烦还没有消除掉。虽然新版本的ERP系统提供了很多新的功能，但是这些功能对于企业来说基本上没有多少使用价值。而且由于操作上也发生了比较大的变化，所以用户在使用上也碰到了许多新的问题，有些错误甚至给企业造成了比较大的损失。“现在我们是骑虎难下。经过5年的努力好不容易才让ERP系统发挥了效益，现在又面临着即将崩溃的命运。”程鹏介绍。

　　事先评估

　　“这家企业的尴尬境地，集中反映了当前一些企业在ERP系统升级中出现的问题。”企业信息化管理专家赵晓敏如是说。

　　据介绍，ERP系统经过版本的升级之后，会出现很多新的功能，但很多看起来非常花哨的功能，在实际工作中很少用到。专家把ERP系统升级比作操作系统升级，“单从日常工作来说，Windows98已经可以满足日常办公的需要，所以没有必要冒这么大的风险、花这么大的精力，去追求那些看起来比较时髦、但是没有实际作用的功能。”

　　专家认为，程鹏正是犯了这个错误。在升级之前，没有认真评估新版本的功能对于企业是否有用，就贸然进行升级。在升级后才发现，新版本的功能并不能够对企业带来多大的价值，而且还带来了一些不必要的风险。

　　因此，专家建议，企业在升级之前，最好先了解新旧版本在功能上的差异，特别是要评估一下新版本的功能能否为企业带来一定的利益。如果能够在很大程度上改善企业现有的管理，或者说某项新功能刚好可以弥补当前的不足，那么就可以考虑升级。也就是说，在升级的时候，企业要看中其实际可能带来的价值。而不应该看重形式。

　　差异操作

　　据介绍，有些系统在升级之后，虽然其本质的内容没有变化，但是在外观界面和操作上会有很大的差异。这个差异可能导致用户无所适从。

　　专家以操作系统为例说明。XP操作系统与Vista操作系统同是微软的产品，但是其在操作界面上有很大的变化。虽然微软一向强调Vista的操作如何直观，但是仍然让一些习惯XP系统操作的用户在Vista系统面前却步。

　　“这种情况不仅在操作系统上可以碰到，在ERP系统升级的时候同样会遇到。”专家介绍，有些ERP系在升级换代的时候，可能在功能上没有多大的改善，但是在界面与操作上却会有天翻地覆的变化。遇到这种情况时，不少用户就会感到迷茫。对于旧版本操作很熟练的用户，在遇到新版本时，也会不知道如何操作，从而导致工作效率降低，甚至出现误操作，从而给企业带来不必要的损失。

　　为此，专家认为，企业项目管理员在系统升级之前，需要先对新版本的操作层面进行评估。看看新旧版本的操作界面、操作方式上有没有明显的变化，然后根据变化的程度分别采取不同的培训措施。如果变化大的话，那就需要考虑到其可能会带来的一系列风险。这个因素有时候也要加入到评估是否需要升级的决定中去。当界面操作出现比较大的变化时，一定要加强对用户操作的培训，特别是对于一些容易出现错误的地方。同时需要加强对系统的检测，追踪是否有错误的操作。

　　选择时机

　　“在系统升级的时候，即使准备工作做得很好，也往往会出现一些意外情况。”专家认为，企业如果需要进行ERP升级的话，应选择恰当的升级时机。

　　“首先，最好选择企业的经济业务比较空的时候。”专家介绍，不少的企业生产经营都会有一些周期性的变化。如对外贸五金工具企业来说，往往7～11月是其生产销售的旺季，那么最好不要将系统升级的时间安排在这个时候。因为当用户忙的时候，会放松对数据的核对工作。此时如果用户的操作有不熟练的地方，出现差错也难以发现。所以最好将系统升级的时间定在企业的生产淡季，避开企业的高峰期，这也是为了保证新旧系统交替的稳定性。

　　同时，专家建议，企业还需要考虑升级的内容。特别是对于业务性比较强的ERP软件升级，还需要考虑其业务的特殊性。专家举了个例子。前段时间由于新企业会计制度的执行，一些ERP软件公司都对ERP系统的财务模块进行了升级。由于其变动比较大，ERP软件公司不是将其当作补丁来处理，而是当作一个新的版本。“像这种情况，最好能够在年底完成系统的升级工作，在第二年年初可以利用新的财务核算流程来统计业务。这就可以免掉不少的麻烦，如后续政策变更的麻烦。同时，这也是和企业的实际业务操作流程相符的。因为大部分企业涉及财务政策的变更，也往往选择在下一个年度实施。否则的话，需要增加许多额外的调整工作。”

　　此外，专家建议，如果企业旧版本的系统还没有稳定，千万不要急着升级系统。否则，很容易导致ERP项目中途流产。

　　正如赵晓敏所说，新版本的ERP系统难免会存在一些漏洞。这些漏洞可能企业自己测试很难发现，只有企业用户在使用的过程中才会逐渐发现。故那些第一批使用新功能的用户，很可能成了软件公司的“小老鼠”，成为他们的试验品。因此，专家建议，如果企业有升级的需要，最好在第二个或者第三个版本出现的时候再进行升级，则可以减少一些不必要的损失。